Le traitement des notes de frais professionnels fait partie des tâches les plus fastidieuses et les plus chronophages dans la plupart des entreprises. Par ailleurs, de nombreux acteurs sont impliqués dans cette tâche avant d’arriver au remboursement des employés. Mais grâce à la dématérialisation, les notes de frais peuvent désormais être traitées plus facilement, au plus grand bonheur des dirigeants.
Dématérialisation des notes de frais : les avantages d’une solution numérique
Depuis mars 2017, les notes de frais professionnels font partie des justificatifs pouvant être numérisés, ayant une valeur probante aux yeux de la loi et depuis début juillet 2019, les justificatifs papiers des notes de frais peuvent ne plus être conservés. Toutefois, tous les justificatifs émis avant cette date doivent toujours être conservés. Ces législations en matière de dématérialisation offrent beaucoup d’avantages aux entreprises, car le traitement des notes de frais professionnels en version papier a été toujours la bête noire de la plupart d’entre elles.
Actuellement, grâce à la dématérialisation des notes de frais, notamment via les services des plateformes en ligne, cette tâche problématique n’est plus qu’un vieux souvenir pour les entreprises, notamment pour celles ayant opté pour la dématérialisation des documents.
La dématérialisation des notes de frais, comme pour tous les autres documents utilisés en entreprise d’ailleurs, comporte de nombreux avantages. En premier lieu, la lenteur du traitement est désormais évitée, car il suffit que l’employé utilise son application mobile pour enregistrer et transférer ses notes de frais et, via le logiciel de dématérialisation, les responsables concernés n’ont qu’à procéder au contrôle et à la validation d’un remboursement.
C’est un gain de temps considérable, non seulement pour l’entreprise, mais aussi pour l’employé qui reçoit rapidement son remboursement. En outre, la dématérialisation des notes de frais permet d’éviter les omissions, la perte ou l’altération des justificatifs, les erreurs de saisie, voire éviter les fraudes. Enfin, les données stockées sont sécurisées et accessibles facilement, notamment en cas de contrôle par l’Administration.
Des solutions de gestion des notes de frais adaptées
Depuis 2007, de nombreux professionnels, plateformes et prestataires spécialisés offrent aux entreprises des solutions logicielles de dématérialisation des notes de frais : les logiciels de Gestion Électronique des Documents ou GED. Généralement, on rencontre actuellement deux types de procédés informatisés. Le premier, c’est l’utilisation «on-premise » d’un GED, c’est-à-dire que logiciel est installé directement en local, sur le serveur de l’entreprise. Le second procédé, c’est l’utilisation du GED en mode SAAS, c’est-à-dire qu’il est installé chez son éditeur lui-même, mais accessible en ligne grâce à la simple utilisation d’un navigateur et à une authentification. Cette seconde solution offre encore plus d’avantages aux entreprises, notamment aux PME, car les besoins en matériels sont moindres et les données sont sécurisées et accessibles à souhait. C’est une solution de dématérialisation des notes de frais rapide, simple et très fiable.
Toutefois, il ne faut jamais oublier que, quelle que soit la solution de dématérialisation des notes de frais choisie, c’est un procédé informatisé très encadré par la loi. Le Livre des procédures fiscales, en son article A102 B-2, précise les règles du jeu. En outre, pour conserver l’authenticité des données numérisées, différents certificats de conformité, de signature et d’empreinte électroniques sont exigées. C’est un des principaux critères à prendre en compte lors du choix d’un procédé de dématérialisation des notes de frais.